Crea tus hábitos para administrar tu tiempo de manera ágil en 2021

Es importante tener en cuenta que la gestión del tiempo se refiere a la forma en que creas tu rutina de esta manera:

1. Vuela alto. Visualiza y planifica todas las tareas que debes realizar: una visión holística de los proyectos que tienes que realizar te ayudará a definir las principales tareas. Cultiva el hábito de imaginar, con la mayor precisión posible, lo que esperas ver y qué problemas pueden surgir, para que consideres tantas tareas como sea posible desde el principio. Comienza con: “¿Cuál es mi misión para la próxima semana?” y escríbela. Luego aplica la ley de Pareto 80-20, que se basa en que el 20% de tus actividades representará el 80% de tus resultados. Por lo tanto, si tienes una lista de 10 tareas, haz dos de esas tareas y estarás logrando el 80% de tus resultados. Define en primer lugar qué tareas son esenciales, cuáles son urgentes y define una rutina para lograr estas tareas primero.

2. Enfoca. Realiza una tarea a la vez: concéntrate en una tarea y mantén tus prioridades. Divide los proyectos en partes más pequeñas, es decir, tareas que te lleven de una a tres horas. De esa manera, no te perderás en un gran proyecto y podrás realizar ajustes más rápidamente. Elimina lo que no necesitas para realizar la tarea (llamadas y mensajes, redes sociales, comida y, especialmente, el desorden) y concéntrate en todo lo demás. No te preocupes por lo que viene después.

3. Flujo de trabajo. Disfruta de cada tarea como si fuera la única por hacer: ¿Alguna vez has perdido la noción del tiempo mientras hacías algo? Ese es el estado de flujo. Es un estado mental especial, que mueve a las personas a hacer su mejor trabajo, sin importar el trabajo que hagan. El desafío te absorbe tanto y estás tan concentrado, que pierdes la noción del tiempo. El objetivo final de este paso es fluir en tu rutina diseñada y seguirla sin siquiera pensar. Si tienes un equipo remoto, debes tener una reunión diaria a la misma hora todos los días. Pueden surgir algunos problemas inesperados: te retrasas por una llamada telefónica o tu informe principal no está listo para la reunión. Planifica con anticipación cómo lidiar con estos puntos de inflexión para no estresarte y continuar con la rutina. Repite, repite y repite las rutinas hasta que las hagas de forma natural y se conviertan en una rápida victoria para ti y tu equipo.

4. Finaliza. Termina la tarea antes de pasar a la siguiente:  el objetivo de hacer las cosas es saber qué terminar y qué dejar sin hacer. A veces es difícil terminar las tareas; comienzas correos electrónicos que nunca envías o inicias un análisis que nunca terminas. ¿Qué pasa? Hay tres formas de evitarlo en el futuro:

– Marca el tiempo o asigna un tiempo específico para cada actividad, resérvalo en tu calendario si es posible.

– Acepta lo que has hecho: la perfección es enemiga de la acción.

– Al terminar, asegúrate de marcarlo en tu lista. Evita actividades “casi terminadas” como un correo electrónico escrito pero no enviado. Llenan tu calendario pero no tienen un impacto real en los resultados.

Asegúrate de que tú y tus líderes eviten la microgestión para permitir que los empleados administren y terminen sus propias tareas.

5. Seguimiento. Compara con tu plan inicial y recicla: No puedes gestionar lo que no puedes medir. Deberías haber desarrollado una lista de tareas pendientes o un tablero de tareas con todas tus tareas pendientes de la semana en el primer paso. Revísalo al final de la semana. Evalúa los resultados y toma medidas para mejorar tus prioridades y la duración de las tareas la próxima vez. Si tu horario funcionó bien, repite la misma rutina: la práctica constante produce dominio y genera nuevos hábitos. Evalúa los resultados haciendo las siguientes preguntas:

– ¿Qué tareas llevan más tiempo de lo esperado?

– ¿Qué tareas no están planificadas?

– ¿Qué tareas se podrían reducir?

– ¿Qué tareas podrían delegarse?

– ¿Ha habido algún coste adicional?

No administrar tu tiempo de manera ágil no es como un rasgo genético, algo que no puedes cambiar. Es el resultado de la estrategia y la disciplina. La autodisciplina para mantener una rutina es como un músculo; tiene que ser entrenado. Empieza hoy con estos hábitos y consigue más con menos.

Fuente: @CepymeNews

Solución: 6 causas del agotamiento y cómo evitarlas

¿Qué es el Síndrome Burnout?

El síndrome de burnout también llamado "síndrome del trabajador quemado" está relacionado con una respuesta de estrés crónico en el trabajo. Generalmente, se caracteriza por un progresivo agotamiento físico y mental, falta de motivación absoluta, entre otros. Aquí están las 6 áreas que pueden conducir al agotamiento y cómo puede intentar remediar cada una:

1. Sobrecarga de trabajo. Para abordar el estrés de su sobrecarga de trabajo, evalúe qué tan bien lo está haciendo en estas áreas clave: planificar su carga de trabajo, priorizar su trabajo, delegar tareas, decir que no y dejar de lado el perfeccionismo . Si no ha estado haciendo una o más de estas cosas, intente progresar en estas áreas de habilidades de administración del tiempo y luego vea cómo se siente. 

2. Sentir que no tienes control. Sentir que carece de autonomía, acceso a recursos y voz en las decisiones que afectan su vida profesional puede afectar su bienestar. Si se siente fuera de control, dé un paso atrás y pregúntese: "¿Qué es exactamente lo que me hace sentir así?" Por ejemplo, ¿su jefe se comunica con usted a cualquier hora del día y de la noche y le hace sentir que necesita estar siempre disponible? ¿Las prioridades dentro de su lugar de trabajo cambian constantemente para que nunca pueda salir adelante? ¿O simplemente no tiene suficiente previsibilidad en términos de sus recursos físicos o humanos para realizar su trabajo de manera eficaz?

Luego pregúntese qué puede hacer para cambiar esta situación. ¿Es posible discutir el problema con su jefe para establecer mejores límites y no responder a los mensajes 24 horas al día, 7 días a la semana? ¿Podría llegar a un acuerdo en que ciertas prioridades se mantendrán constantes? ¿O podría tener más recursos si comunicara lo que necesita? Una vez que haya considerado estas áreas, podrá ver qué puede hacer para influir en su entorno frente a lo que no cambiará, sin importar lo que diga o haga.

3. No ser reconocido. En estos casos, querrá mirar hacia adentro y determinar exactamente lo que necesitaría para sentirse apreciado adecuadamente. Por ejemplo, tal vez necesite solicitar un aumento o un ascenso. Tal vez necesite comentarios más positivos y conversar con su jefe. O tal vez necesite aprovechar las recompensas que ya ha acumulado, como tomarse el tiempo de compensación que ganó durante un momento particularmente ocupado en la oficina. Experimente para ver qué recompensas harían que lo que está haciendo valga la pena para usted y si existe la oportunidad de recibir más de esas recompensas dentro de su entorno de trabajo actual.

4. Malas relaciones con sus compañeros. ¿Con quién trabajas o alrededor? ¿Qué tan comprensivas y confiables son esas relaciones? En muchos casos no puede elegir a sus colegas y clientes, pero puede mejorar la dinámica. Podría ser tan simple como tomarse el tiempo para preguntarles a los demás cómo les está yendo el día y escuchar realmente. O enviar un correo electrónico a alguien para hacerle saber que apreció su presentación. O elegir comunicar algo difícil de manera respetuosa y sin prejuicios. El agotamiento puede ser contagioso , por lo que para elevar su compromiso individual, debe cambiar la moral del grupo. Si ha descubierto que una vez que ha hecho todo lo posible, los demás no pueden mejorar o no quieren mejorar sus relaciones, entonces puede considerar un cambio de trabajo.

5. Ser tratado injustamente por tu jefe. Piense si cree que recibe un trato justo y equitativo. Por ejemplo, ¿se le reconoce por sus contribuciones o se elogia a otras personas y su trabajo pasa desapercibido? ¿Alguien más obtiene extensiones de plazos regulares o acceso a recursos adicionales cuando usted no?

Si siente que la falta de equidad agrava su agotamiento, comience por hablar. A veces, las personas no son conscientes de sus prejuicios o no toman medidas hasta que pides lo que quieres. Puede solicitar ser mencionado como colaborador, dar parte de una presentación o tiempo y recursos adicionales. 

6. Tener valores diferentes a los de tu organización. Si valora mucho algo que su empresa no valora, su motivación para trabajar duro y perseverar puede disminuir significativamente. Los ideales y las motivaciones tienden a estar profundamente arraigados en los individuos y las organizaciones. Cuando evalúe este elemento de agotamiento, debe pensar detenidamente en lo importante que es para usted hacer coincidir sus valores con los de la organización.