1. Úsalas con moderación
Hay gente que parece convocar reuniones únicamente por aburrimiento. Muchos de los temas tratados en algunas de ellas se podrían resolver con un simple email.
Las reuniones deben de ser una herramienta exclusiva, que sólo se utilice cuando sea estrictamente necesario. Convocar demasiadas reuniones puede suponer dos grandes problemas: En primer lugar se producirán demasiadas interrupciones y en segundo lugar hará que su efectividad se reduzca ya que los asistentes las verán como eventos más triviales y poco importantes.
Con herramientas como
TribeScale se pueden reducir las reuniones hasta en un 45% ya que te permiten discutir muchos temas de manera ordenada y sin la necesidad de verse en persona.
2. Nada de retrasos
Seguro que asistes con demasiada frecuencia a reuniones en las que algunos participantes llegan tarde. En las reuniones no se debe permitir los retrasos a no ser que estos sean por una causa mayor.
Cuando una persona se retrasa 10 minutos en una reunión en la que están reunidas 10 personas, está haciendo perder a la compañía 100 minutos de trabajo de sus empleados. Además, este retraso en 10 minutos normalmente se suele compensar finalizando 10 minutos más tarde la reunión y esto genera problemas de agenda al resto de los asistentes.
Lo que hacen muchas empresas es sancionar los retrasos en reuniones. No tiene que ser una sanción muy dura, sino algo que además ayude a mejorar la cohesión del equipo. Por ejemplo, que cada vez que una persona llegue tarde a una reunión, tenga que traer un desayuno para todo el equipo al día siguiente.
3. Cuidado con los dispositivos móviles
Hoy en día los dispositivos móviles nos acompañan a todas partes y en las reuniones no podía a ser diferente. A pesar de que son una herramienta realmente potente, en ocasiones se usan de manera que generan interrupciones.
Si durante una reunión, hay miembros que se dedican a responder emails, consultar las redes sociales u otras tareas no relacionadas con el tema de la reunión, la
productividad de la misma se verá mermada.
Hay empresas que que incluso prohíben el acceso con móvil a las salas de reuniones. En cambio hay otras que utilizan los móviles a su favor. Con Apps que te permiten reforzar tus reuniones ayudándote por ejemplo a controlar el tiempo, a llevar la agenda o a agendar las tareas surgidas a cada una de las personas.
4. Mejor con reuniones recurrentes
Existen dos tipos de reuniones según su recurrencia: Reuniones de ritmo (recurrentes) y reuniones Ad-hoc (no recurrentes). Las reuniones Ad-hoc se convocan de manera puntual para resolver un determinado tema, mientras que las reuniones de ritmo se celebran de manera recurrente con una periodicidad establecida (
reuniones semanales, reuniones diarias, reuniones anuales…).
Es recomendable hacer más reuniones de ritmo y menos ad-hoc. ¿Por qué? Porque las reuniones de ritmo tienen muchas ventajas, estas son algunas de ellas:
No se pierde tiempo convocándolas (como se celebran de manera recurrente siempre el mismo día y a la misma hora, sólo se tienen que convocar una vez. Por ejemplo todos los lunes a las 9.00 reunión semanal). Esto también soluciona muchos problemas de agenda ya que los participantes siempre se reservarán ese hueco de su jornada laboral para dichas reuniones.
Se identifican los problemas antes de que surjan. Normalmente las reuniones Ad-hoc solucionan problemas o incidencias una vez que estos ya han hecho saltar las alarmas. En cambio, con las reuniones de ritmo, la periodicidad ayuda a que exista una anticipación en la identificación de dichos problemas.
Se ahorran muchas reuniones Ad-hoc: Al hacer reuniones recurrentes tratarás muchos temas que normalmente tratabas con las reuniones Ad-hoc. Estarás ahorrando tiempo en tu empresa.
Generan responsabilidad individual: El tener que “rendir cuentas” de manera periódica genera responsabilidad en los asistentes. Si en una reunión semanal dices que la semana que viene vas a estar trabajando en una nueva campaña, en la siguiente reunión semanal tendrás que dar cuenta de cómo va esa campaña.
5. Comparte la agenda y objetivos
Antes de cada reunión es necesario mandar a los participantes una agenda y unos objetivos. (A no ser que se trate de una reunión de ritmo cuyos temas no hayan variado desde la última vez que estos se enviaron).
Dejar claro de antemano cuál es el objetivo de la reunión y cuál va a ser la agenda de temas a tratar, puede ayudar a que los participantes se preparen mejor para la reunión.
Vamos a poner un ejemplo
Objetivo: Reunión para mejorar en un 25% la tasa de conversión a leads de nuestra página.
Agenda: 1. Revisión de KPIs de la página. 2. Revisión de acciones que han funcionado bien y acciones que no han funcionado. 3. Propuestas de mejoras. 4. Decisión y asignación a los participantes de las tareas de mejora para la página.
Sabiendo esto, los participantes podrían comenzar a preparar de antemano propuestas o incluso a revisar por adelantado los KPIs de la página para luego no perder tanto tiempo en este punto de la agenda.
6. Asigna un moderador
Ya sabemos que en las reuniones, sobretodo si hay muchas personas participando, es muy fácil “irse por las ramas” y olvidar el tema principal que se está tratando. Para evitar estas divagaciones una buena idea es asignar un moderador a cada reunión.
El moderador será el encargado de redirigir la conversación cada vez que se aleje del tema de la reunión, también será el encargado de hacer que se cumpla la agenda y revisar que el tiempo dedicado a cada uno de los puntos a tratar sea el adecuado.
Esta figura de moderador puede ir variando, de este modo todo el equipo comprenderá lo importante que es su función y será más fácil que empaticen a la hora de seguir sus instrucciones.
7. Asigna un “decision maker”
Hay reuniones en las que uno de los objetivos es tomar una decisión. Por ejemplo: Una reunión de un nuevo producto en la que se tiene que decidir cuál será su precio. En estas reuniones suele pasar un efecto muy interesante conocido como disolución de la responsabilidad.
Al estar varias personas reunidas para tomar una decisión, la responsabilidad de tomarla se diluye entre todas ellas y cuando se diluye la responsabilidad es muy posible que no se acabe tomando la decisión (ya que es responsabilidad de todos pero a la vez de nadie).
Es por ello que se debe asignar un decision maker, es decir, una persona o mecanismo que en última instancia tenga la responsabilidad de tomar dicha decisión, puede ser la persona de mayor rango, la más especializada en el tema sobre el que se está decidiendo o incluso una votación de todos los asistentes. Lo que tiene que quedar claro es quién o cómo se tomará la decisión, de este modo no se acabará la reunión sin tomarla.
