La distorsión de lo urgente e importante

Por Christian Reyes

Gerente de Negocios en +People

Realmente las personas en su diario quehacer no saben distinguir entre la tareas urgentes e importantes, es más, para la mayoría todas son urgentes.

Iago Fraga (@iago_fraga_tdo) nos explica magistralmente la diferencia entre lo urgente e importante en uno de sus últimos post's. Sin embargo quisiera colgarme de éste para hacer una matiz personal sobre lo importante y urgente.

Existe un campo de distorsión en las empresas que no nos permite distinguir las tareas importantes de las urgentes. Lo que pasa es que la mayoría de nuestras empresas todavía se mueven con fundamentos del siglo XX, es decir en base a jerarquías, control y mando. En estas condiciones todas las tareas terminan siendo urgentes!!!.

Para que nos engañamos, las empresas sienten que la coyuntura que viven y la industria en la que se mueven los impulsa a vivir una contingencia de apagar incendios, el problema es que todas te dicen lo mismo.

Pero profundicemos en las "tareas urgentes", de donde vienen? Iago nos dice que una tarea es urgente cuando la fecha limite esta por vencerse (y en algunos casos ya ha vencido). Detrás de esta definición que se esconde?

Escondemos la procrastinación de las personas, es decir el haber dejado de hacer algo, con la certeza de que todavía teníamos tiempo.

El inconveniente, es que casi todos siguen este patrón de comportamiento y se agrava cuando quien "procrastina" es el "jefe", el "maldito jefe". Lo más dramático es que todos tenemos un jefe y también todos somos jefes de alguien, es decir como nuestra organización se basa en el jerarquía, las "urgencias" y los atrasos del jefe bajan en cascada afectando a todos, lo cual provoca que el ciclo se repite y se haga mayor cuando es afectado por otros retrasos. Con lo cual se genera la sensación de vivir en un estado de urgencia y todo el quehacer en las empresas se cubre de la distorsión (creencia, juicio, llámelo como quiera) de que es muy difícil planificar y ver las tareas importantes.

En este contexto, cuando priman las tareas urgentes en nuestros equipos y personas, prima el egoísmo. Si, tal como lo leyó, a las personas no les importa en que esta el otro y simplemente justifican de cualquier forma y a cualquier costo la "imperiosa" necesidad de que dejen de hacer en lo que estaban y se pongan a trabajar en esta tarea que es la "más urgente" y nuevamente el ciclo de egoísmo se repite por la jerarquía y los intereses individuales se ponen por encima del colectivo.

Ahora bien que son las tareas importantes?
Desde mi opinión, son aquellas tareas que tienen un impacto directo en nuestros objetivos y que si se planifican y se realizan cuanto antes tienen más impacto en el colectivo. Es decir, si por un instante todos planifican y tienden a procrastinar lo menos posible, el ciclo que generamos no sería del egoísmo sino de la cooperación y esto se debe a que todos entienden y respetan los tiempos del otro porque respetan sus propios tiempos.

Por supuesto que el papel lo aguanta todo y esto solo ocurre en el país de Alicia. No obstante, esta es la razón por la que muchos de nosotros dedicamos nuestro tiempo a imaginar y resolver este "complejo" desafío, que parte por poner en cuestionamiento todo lo que nos trajo hasta acá.